Etkinliğin planlama aşamasında, potansiyel katılımcıların ihtiyaçlarını dikkate almak, hem etkinliğin gerçekten erişilebilir olmasına, hem de planlamayı üstlenen personelden kaynaklanabilecek sorunların en aza indirilmesine yardımcı olacaktır.

Etkinlik Öncesinde

Etkinliğin yapılacağı yere gelen yollar ve girişlerin erişilebilir olması:

• Ana girişe yakın yolcu indirme bindirme yeri ve özürlüler için uygun park yerleri bulunması
• Binaya gelişlerde ve binanın çevresinde engel olmaması
• Girişte basamaklar veya merdivenler varsa, güvenli bir rampa veya girişe erişim sağlayan özürlülere ayrılmış bir asansörün olması
• Tekerlekli sandalyenin geçebileceği genişlikte kolay erişilebilir ana giriş kapısı
• Uygun kapı açılma sistemleri
• Bina içinde ve dışında toplantı salonlarına, asansörlere, tuvaletlere, restoran, kafe ve diğer hizmet birimlerine açık seçik görünür şekilde asılmış ve gerektiğinde etkinliğin adının da yazıldığı işaret ve yol tarif levhaları
• Acil durumlarda binayı boşaltmak için ve asansörlerin kullanım dışı kaldığı hallerde engellilerin dışarı çıkmalarını kolaylaştıran acil çıkışlar
• Mümkünse, sabit veya geçici işitme amaçlı indüksiyon devresi, ya da kızıl ötesi veya ses güçlendirici sistemler kullanılması. Anons sistemi olan yerlerde sesli iletişimin yerine geçecek alternatif iletişim araçları kullanarak acil çıkış gibi kritik bilgilerin anlaşılmasını güvenceye almak

• Koridorlar ve kabul bankolarında engellerin kaldırılması
• Bütün etkinlik mekanlarının ya aynı katta bulunması, ya da tüm katılımcıların ayrılan zaman içinde bu mekanlar arasında geçiş yapmalarına olanak sağlayacak rampalar ve/veya asansörlerin bulunması
• Masalar ve sandalyeler arasında hareket edilebilecek kadar açıklıklar olması
• Taşınabilir ve değiştirilebilir oturma düzeni, yüksekliği sırtı, kolları ayarlanabilen koltuklar ve tekerlekli sandalye yüksekliğine ayarlanmış masalar; hem tekerlekli sandalye kullananlar hem de diğer kimselerin serbestçe dolaşıp  istedikleri yerlere oturma imkanlarının bulunması
• Fondan gelen ısıtıcı veya müzik gibi seslerin olmaması
• İyi aydınlatılmış, mümün olduğunca gün ışığından yararlanan odalar
• Masalar, duyuru panoları, ilan tahtaları, beyaz tahtalar ve bunlara benzer eşya ve ekipmanın tekerlekli sandalye kullananlar tarafından kolayca erişilebilmesi
• Konuşma podyumunun veya sahnenin kolayca erişilebilir olması

Asansör, tuvalet, egzersiz, yeme içme alanları gibi hizmet birimleri:

• Asansörlerin, dışta ve içte erişebilir seviyede dokunmatik düğmeleri olması, tekerlekli sandayle kullananlar tarafında kendi başlarına girip çıkmalarına ve tekerlekli sandalye dışında bir kişinin daha girmesine  uygun olması
• Mümkünse tekerlekli sandalye kullananlar için yapılmış platform şeklinde kapısız asansörler
• Belirgin bir şekilde işaretlenmiş, kolay erişilebilen en az bir adet kadın-erkek (üniseks) tuvalet
• Uzun süren etkinliklerde, dinlenme ve egzersiz için uygun alanlar, rehber köpekler için su kapları
• Kafe ve restoran hizmetlerine tekerlekli sandalye ile kolay erişimin sağlanması; bankoların, barların, masaların, tekerlekli sandalye yüksekliğine uygun olması; hareketli oturma düzeni ve kolayca anlaşılabilir formatlarda bilgilendirme sistemleri

Erişilebilir tanıtım:

• Uygun formatlarda hazırlanmış ilan, poster, broşür gibi bilgilendirici materyal

Kayıt:

• Alternatif formatlarda düzenlenmiş kayıt noktaları
• Kayıt sırasında katılımcının özel ihtiyaçları ve isteklerinin kaydedilmesi

Dil destek uzmanlarının (Language Support Professionals - LSP) temin edilmesi:

• Dil destek uzmanlarının mümkün olduğunca etkinlikten çok önce organize edilmesi
• Bir saatten fazla sürecek bir etkinlik için iki uzmanın temin edilmesi
• Çoğu etkinlikte, ve özellikle de genele açık olanlarda mutlaka bir dil destek uzmanının hazır bulunması. Kayıt sırasında tüm ihtiyaçların yazılı olarak alınmasına özen gösterilse de böyle etkinliklerde her zaman beklenmedik bir şekilde ihtiyaç doğabilmektedir.
• Dil destek uzmanının konuyla biraz aşina olabilmesi için gündemi, sunuşları vs etkinlikten önce görmüş olmaları; özellikle de kısaltmalar, teknik terimler, yabancı kelimeler varsa bunların önceden kendilerine iletilmesi  
• Dil destek uzmanının kolsuz sandalye vb. gibi ihtiyaçlarının önceden belirlenmesi

Programın yapısı, konuşmacılar, eğitmenler, sunum yapanlar ve diğer destek personeli:

• Etkinlik başladıktan sonra uygun aralarda giriş çıkışa izin verilmesi, ayrıca her 20-30 dakikada bir ara verilmesi
• Konuşmacıların, eğitmenlerin ve sunum yapanların önceden sadece kapsam konusunda değil, katılımcıları dahil etme konularında da bilgilendirilmesini sağlanması
• Sunum yapanların, kolaylaştırıcıların ve çalıştay yöneticilerinin özürlülerin de iletişime entegre olmasını sağlama; özellikle tanıştırma, kaynaştırma, tartışma, karar alma ve egzersizlerdeki entegrasyon konusunda bilgilendirilmeleri; tüm katılımcıların sunulan materyale erişmelerini sağlamaları
• Etkinlik başlamadan evvel bütün çalıştaylar için not tutanların hazır bulunmaları
• Dil destek uzmanlarının ve bireysel asistanların esas etkinliğin yanısıra gerektiğinde aracılık yapmak veya yardımcı olmak için daha etkin katılım sağlamak üzere çalıştaylarda da hazır bulunmaları
• Etkinlik düzenleyenlerin  kayıt, catering hizmetleri ve güvenlik gibi destek personelin de iyi uygulama modeli hakkında bilgilendirilmiş olmaları (özellikle dışardan bu hizmetler temin edildiği durumlarda) 

Sunumlar:

• Etkinlik başlamadan önce erişilebilir formatlarda sunum ve notların hazırlanıp dağıtılması
• Mümkün olduğunca (daha önce erişilebilir formatta öğrencilere dağıtılamamışsa) tepegöz, akış diyagramları ve grafiklerin kullanımından kaçınılması; eğer diyagramlar ve grafikler kullanılıyorsa bunlar hakkında katılımcılara detaylı bilgi verilmesi
• Dil destek uzmanlarına da sunum materyalinin (özellikle de kısaltmalar, yabancı kelimeler veya teknik deyimler içeriyorsa konuşma metninin de) etkinlikten olabildiğince evvel verilmesi;
• Tepegöz kullanıldığında yazıların büyük ve olabildiğince kolay okunacak şekilde hazırlanmış olması 
• Sunumlarda renkli fon kullanmaktan kaçınılması; kullanılması halinde de kontrast tonda yazı kullanılması 
• Tepegöz, grafik, PowerPoint sunum kullanıldığında sunumu yapan tarafından her yazılan yüksek sesle okunmalı, grafikler açıklanmalıdır; yüksek sesle okunduğu zaman işaret dili çevirmenine de olanak tanınmış olunur, ayrıca başka formatlarda, örneğin Braille kullananlar için takip kolaylığı olur   
• Temel kavramlar ve noktaların çoklu anlatımla (görsel, işitsel ve dokunma duyusuyla) algılanabilecek şekilde sunulması
• Videolar altyazılı olmalı; içeriği de sözlü olarak anlatılmalıdır
• Soru veya tartışmaya katılım için en azından bir adet gezici mikrofon bulunmalı
• Sunumu kaydetmek isteyen katılımcılar da dikkate alınmalı

Konuşmacılar:

• Konuşmacılara sunum sırasında katılımcıların anlayamayacağı kısaltmalar, teknik terimler kullanmamalarını hatırlatmak, eğer kullanılıyorsa da açıklama yapılmasının önemini vurgulamak gerek 
• Konuşmacılar açık seçik konuşmalı, fazla hızlı konuşmamalı ve dinleyicilere yüzleri dönük olmalı, konuşurken elleriyle ağızlarını kapamamalılar
• Konuşmacılar katılımcılar tarafından dudak okunabilmesi için ortamın iyi aydınlatılmış olması gereğini bilmeliler; odada ışığın gelişine göre durmalı, yüzleri gölgede kalacağı için cam önünde konuşmaktan kaçınmalılar; ayrıca ışıklar kısıldığında çevirmenin de yüzünün aydınlıkta kalması gerek 
• Konuşmacılar sunumlarını önceden saptanan zaman dahilinde bitirmeli
• Konuşmacılar özellikle iletişimde bulunmakta olan dil destek uzmanlarının önüne geçmemeli
• Cevaplamaya geçmeden önce dinleyiclerden gelen soruları konuşmacının tekrar etmesi gerekebilir

Alternatif formatlarda yazılı materyal:

• Etkinlikle ilgili bütün bilgilerin ve dokümanların en az on gün, hatta iki hafta öncesinden katılımcı tarafından belirtilmiş formatta hazırlanıp teslim edilmesi gerekir.

Sergileme ve kayıt düzenleme:

• Etkinlik başlamadan önce kayıt personelinin erişebilirlik  konularında bilgilendirilmesi
• Bütün mekanları ve hizmet alanlarını gösterir büyük boy levhalar
• Özürlüler için uygun (masa yüksekliği ve diz hizası uygun) kabul ve kayıt masaları 
• Kayıt ve kabul mekanlarında sandalyeler bulunması
• Kayıt ve kabulda dil destek uzmanlarının hazır bulunması
• Erişilebilir formatta (çalıştaylara kayıt formaları dahil) bilgi ve formlar
• Büyük puntolarla mümkünse önceden hazırlanmış, kullanım kolaylığı olan yaka kartları; eğer yerinde yazılması söz konusu ise çeşitli boylarda kalemlerin hazır bulunması
• Çalışır vaziyette ve bütün katılımcıların hizmetinde ses kalitesini yükseltmek için sistemler (işitme amaçlı indüksiyon devresi vb)
• Özellikle görme veya işitme zorluğu olan katılımcılar için dil destek uzmanına yakın, mümkün olduğunca önde yer ayrılması

Hemen etkinlik öncesinde mekanların düzenlenmesi ve ihtiyaçları:

• İşaret dili çevirmeni kapı önünde durmamalı çünkü arkasından ya da önünden insanlar geçebilir
• İşaret dili çevirmeni ve katılımcılar arasında boş alan bulunmalı ki kolayca izlenebilsin; yüzü yeterince aydınlanmalı, gölge düşmemeli
• Konuşmadan yazıya çevirim kullanıldığında oda büyük ekrana yansıtılabilecek şekilde düzenlenmeli  
• Mekanın masalar, koltuklar ve ekipmanın etrafında gezilebilecek şekilde olmasını temin edin, yollar ve dolaşımda engeller olmamalı 
• Bütün katılımcıların nerelere oturacaklarına kendi karar verebilmelerini sağlayın
• Oda ısısı sabitlenmeli, bütün ışıklandırma kontrolden geçmiş olmalıdır
• Bütün ekipmanın çalışması kontrolden geçmeli
• Bütün ekipman, içecekler ve kaynaklar katılımcılara ve sunum yapan kimselere açık olmalı, erişilebilir olmalı
• Bütün acil çıkışların açık olması, acil çıkış protokülünün organizasyonu üstlenenler tarafından iyi bilinmesi sağlanmalı
• Erişilebilir tuvaletlerde temizlik malzemeleri ve diğer engeller olmamalı

Etkinlik süresince:

• Gelenleri nezaketle karşılayın ve gerektiğinde yardım edin
• Açık seçik yazılmış levhalar insanların etkinlik mekanını kolayca bulmalarını sağlar
• Katılımcıları etkinliğin başında tuvaletler ve acil çıkışlar hakkında bilgilendirin 
• Çalışan personele terkedilmiş çanta gibi konularda dikkatli olmalarını öğütleyin
• Bazı katılımcılar bire bir yardıma ihtiyaç duyabilirler, acil çıkışları elinizle göstermekle kalmayın, yerlerini tarif edin
• Etkinliğin kurallarını belirtmekte fayda vardır, örneğin soru cevap protokolü gibi
• Yerler belirtilmiş ise bütün özürlülerin birarada oturtulmadığını, dil destek uzmanından da uzağa düşmediklerini kontrol edin 
• Eğer fotoğraf veya video çekilecekse bunun başlangıçta belirtilip izin alınması gerek; ne için kullanılacağı açıklanmalı; bazı kimseler flaşa karşı aşırı duyarlı olabilirler 
• Etkinliği düzenleyenleri tanıştırmak ilerde kimden yardım isteneceğinin belirtilmesi açısından faydalı olur
• Bir sunum için ışıkları kısarken destek uzmanının görülebilmesini sağlayın
• Katılımcı soruları için gezici mikrofonlar çok faydalıdır
• Dil destek uzmanlarına düzenli olarak dinlenme molası tanıyın

Özürlülüğü Anlamak - Örnek Uygulamalar Rehberi'nin tam metnini indirmek için tıklayınız

Özürlülüğü Anlamak - Örnek Uygulamalar Rehberi' menüsüne dönmek için tıklayınız